oktober 26, 2022

Efficiënter omgaan met afdelingsoverstijgende processen? Denk agile

Anno 2022 zijn veel organisaties nog steeds georganiseerd op een manier die is gebaseerd op ideeën uit het begin van de twintigste eeuw. Elke discipline, zoals marketing, IT, operations en sales, heeft z’n eigen afdeling met z’n eigen specialisatie. Elke afdeling bestaat uit meerdere managementlagen, die verantwoordelijk zijn voor de teams binnen deze afdelingen. De teams bestaan uit verschillende specialisten, die hun taken zo efficiënt mogelijk uitvoeren. In deze blog vraagt Dennis van der Salm, senior Pega-architect bij BPM Company, zich af in hoeverre deze manier van structureren nog werkt binnen de IT-branche.

Vereenvoudigen van banen doet productiviteit toenemen

Deze manier van structureren is gebaseerd op The principles of Scientific Management, een theorie die Frederick Winslow Taylor ontwikkelde begin vorige eeuw. Taylor, Amerikaanse productiemanager en managementconsultant, redeneerde dat door het optimaliseren en vereenvoudigen van banen de productiviteit zou toenemen. Hij geloofde dat arbeiders werden gemotiveerd door geld. Aan managers de schone taak om beloningssystemen voor de arbeiders op te zetten en de efficiëntie van de arbeiders te meten en te verfijnen. Zo kunnen de arbeiders zich op hun taak concentreren en helpt het management hen zo goed mogelijk hun werk te doen. Het gevolg? Gespecialiseerde rollen en afdelingen die elk verantwoordelijk zijn voor een deelproces en het resultaat daarvan overdragen aan de volgende medewerker of afdeling.

De vier principes van wetenschappelijk management van Taylor in het kort

  1. Gebruik de meest efficiënte manier om specifieke taken uit te voeren.
  2. Match medewerkers op basis van capaciteiten en motivaties aan hun job en train ze om zo efficiënt mogelijk te werken.
  3. Laat het management de werkprestaties monitoren en verbeteren.
  4. Laat het management plannen en trainen, zodat werknemers hun taken zo efficiënt mogelijk kunnen uitvoeren.

Gelden deze principes nog wel voor de informatie-industrie?

Deze opvattingen zijn logisch als het gaat om een fabriek waar medewerkers steeds weer dezelfde auto bouwen. Het gewenste resultaat is duidelijk en de benodigde handelingen helder. Voor een dergelijk scenario is het zinvol om het proces te standaardiseren en de efficiëntie van elke afzonderlijke stap in het proces te verbeteren. Maar zijn deze principes ook toepasbaar in de wereld van IT? Binnen IT weten we inmiddels dat het moeilijk is vooraf exact vast te stellen wat er precies gebouwd moet worden. Daarom werken we in kortere cycli, zodat we sneller feedback kunnen krijgen en eenvoudiger de koers kunnen bijstellen. Als we niet weten wat we uiteindelijk gaan bouwen, is het maken van een langetermijnplanning een stuk moeilijker en zijn de principes van Taylor lastig toe te passen.

Reflex om terug te vallen op oude methodes

Dat betekent dat we in onze branche een verschuiving zien in de manier van werken. Toch hebben we nog steeds de reflex om de best practices te volgen die ruim een eeuw geleden zijn ontstaan in een totaal andere branche. Zo zijn we inmiddels massaal overtuigd van de kracht van agile ontwikkelen en toch wil het management nog graag een langetermijnplanning zien. Dat leidt tot fricties en zeker niet tot meer efficiëntie.

Meer weten?

In toekomstige blogs ga ik dieper in op dit onderwerp. Ik kijk naar efficiënt versus effectief werken, naar werken op basis van rollen versus werken op basis van vaardigheden en naar verschillende programmeerstijlen. Heb jij ook het gevoel dat de afdelingsoverstijgende processen efficiënter en beter kunnen en wil je snel een eerste inzicht in de mogelijkheden? Neem vrijblijvend contact met ons op. We leren je graag kennen!

Gerelateerd