Tevredenheid onder werknemers verhogen door middel van bedrijfsprocesbeheersystemen

Veel werknemers klagen over hun werk. Ze zijn te veel tijd kwijt aan taken waar ze een hekel aan hebben en hebben te weinig tijd voor de taken die ze wel met plezier doen. Om dus werknemers tot grotere tevredenheid te stemmen, is het zaak om werknemers van die taken te ontlasten die hen ongelukkig maken.

Op de meeste moderne kantoren moeten werknemers zich kwijten van taken die in hun beleving bureaucratisch, geestdodend of inefficiënt zijn. In plaats van klanten te helpen of nieuwe producten te maken, verspillen ze hun talenten aan papieren rompslomp, ketting-e-mails waar geen eind aan komt, het zoeken naar informatie op allerlei oude systemen, het wachten op goedkeuringen en antwoorden op vragen die ooit in een grijs verleden waren gesteld.

Bedrijfsprocesbeheersystemen

Veel van die taken kunnen veel sneller worden uitgevoerd door gebruik te maken van bedrijfsprocesbeheersystemen. Met deze systemen kunnen veel bureaucratische aspecten waar de werknemer mee te maken krijgt, worden geautomatiseerd en hem/haar ondersteunen bij zijn of haar werkzaamheden. Zo’n systeem biedt een internetportal waarop de werknemers zien welke taken aan hen zijn toegewezen en een menu om nieuwe casussen en nieuwe werkzaamheden aan te maken, voor zichzelf of voor andere werknemers.

Deze systemen kunnen om diverse redenen een enorme verhoging van de tevredenheid onder en efficiency van werknemers bewerkstelligen.

Geen papieren rompslomp: Alle documenten worden opgeslagen in het bedrijfsprocesbeheersysteem (Business Process Management System; BPM-systeem) volgens een procesmodel. Om deze reden is het eenvoudig voor alle deelnemers om documenten in verband met hetzelfde proces te delen. Het is niet langer nodig om in verschillende bronnen op zoek te gaan naar allerlei verschillende documenten.

Geen ketting-e-mails: Het workflowproces bepaalt de route die de taken afleggen. Als een werknemer hulp of een goedkeuring van een andere werknemer nodig heeft, maakt het workflowproces een nieuwe taak aan en wijst deze automatisch toe aan de andere persoon. Omdat alle relevante informatie en documenten bij de processtap zijn bijgevoegd, is men geen tijd kwijt aan e-mails of vergaderingen om die informatie over te dragen.

Via deze systemen is het tevens mogelijk om herinneringen te sturen of taken toe te wijzen aan anderen wanneer iemand niet beschikbaar is of het te druk heeft. Ook dit helpt het aantal ketting-e-mails te beperken.

Alle informatie in één oogopslag: De meeste werknemers hebben expertkennis over een aantal onderwerpen. Met de juiste informatie weten ze precies wat hun te doen staat bij ingewikkelde casussen. BPM-platforms kunnen informatie verzamelen vanuit verschillende backend-applicaties en die informatie weergeven op een voor de werknemer hanteerbare wijze. Zonder zo’n overzichtelijke weergave zijn werknemers veel tijd kwijt aan het bij elkaar zoeken van de benodigde informatie.

Waarom werken we niet allemaal met workflowsystemen?

Ondanks de duidelijke voordelen van BPM-systemen zijn er nog steeds veel bedrijven die hun kantoorwerkzaamheden op de oude manier organiseren. Hier liggen volgens mij twee redenen aan ten grondslag:

Het management onderschat de kosten van bureaucratisch en inefficiënt werken

Helaas is er dikwijls sprake van een te grote kloof tussen het management en werknemers. Hierom beseffen veel leidinggevenden vaak niet hoeveel tijd hun werknemers verdoen vanwege een gebrek aan efficiency.

IT-functionarissen overschatten de complexiteit en kosten van BPM-systemen 

Er is tegenwoordig een royaal aanbod aan BPM-platforms. Veel IT-functionarissen beseffen niet dat er te kiezen valt uit zoveel BPM-platforms en kijken alleen naar de grote jongens onder de leveranciers. De platforms van die grote jongens kunnen inderdaad een krachtige tool zijn, maar ze zijn ook schrikbarend duur en complex en vormen daarmee potentieel een riskante investering.

De kunst is om een BPM-systeem te kiezen dat past bij de maat van het bedrijf en de complexiteit van de processen binnen dat bedrijf, zodat de investering zich snel terugbetaalt.

Mijn missie

Ik ben ervan overtuigd dat bureaucratie en inefficiency voor werknemers primaire oorzaken zijn van ontevredenheid over hun werk. In mijn volgende blogs zal ik voorbeelden verzamelen van bureaucratisch en inefficiënt kantoorwerk en gedetailleerder toelichten hoe BPM-systemen kunnen helpen om daar vanaf te komen. Ik hoop dat deze blogs leidinggevenden helpen begrijpen wat er allemaal mogelijk is met BPM-systemen en hoe werknemers hierdoor gelukkiger worden.