Een nearshore IT-team opstarten – wat is de juiste aanpak?

Bij het opstarten van een nearshore IT constructie is het van belang direct op de juiste zaken focus te leggen als je op korte termijn toegevoegde waarde wilt zien. We zien veel bedrijven die hooggeschoolde medewerkers proberen te vinden tegen een lage prijs in het buitenland. Tijdens de implementatie van offshore constructies lopen bedrijven tegen allerlei culturele, sociale en taalkundige problemen aan. Een oplossing hiervoor is het inkopen van arbeid tegen lagere kosten in een nabijgelegen land genaamd nearshoring. Bij het gebruik van een nearshore-constructie zijn de culturele, sociale, taalkundige en tijdsverschillen minimaal. Desondanks is het noodzaak de opstart fase goed te managen om uiteindelijk succesvol te zijn. In deze blog beschrijf ik 5 krachtige tips voor het opzetten van een goed functionerende nearshore-constructie.

1 – Werk actief aan het opbouwen van vertrouwen

Om een effectieve samenwerking te hebben, is het nodig om vertrouwen op te bouwen.

De beste manier om vertrouwen op te bouwen, is door veel tijd samen door te brengen tijdens de opstartfase en door elkaar ook daarna geregeld te zien. Korte sociale praatjes worden vaak overgeslagen tijdens videoconference calls, maar ze zijn wel de sleutel tot het opbouwen van de relatie. Als het team bij elkaar is zorg dan dat er plaats is voor meerdere sociale events.

Succes ervaring is essentieel voor het individuele vertrouwen van de teamleden. Dit betekent dat de moeilijkheidsgraad van de software ontwikkeling geleidelijk moet worden opgebouwd. In een vroeg stadium naar een te hoog niveau streven, heeft een negatieve impact op de motivatie en zal het vertrouwen van de teamleden in hun eigen effectiviteit schaden. Je kunt de leercurve van je team niet aan hen opleggen. In de ideale situatie vraagt het team zelf om meer complexiteit en uitdaging.

Naast het hebben van een senior ontwikkelaar op de nearshore locatie, is het noodzakelijk om fulltime ondersteuning te organiseren tijdens de opstartfase. Als dat mist, wordt de basis gelegd voor een onzeker team dat moeite heeft om hulp te zoeken.

2 – Zorg voor een goede mix van senioriteit

Een goede manier om een bedrijf op te bouwen met toegewijde en gemotiveerde medewerkers, is door hen aan te trekken als ze jonger zijn en hen te ondersteunen in hun groeipad. Om de benodigde ondersteuning te kunnen bieden aan juniors binnen het team, moet je letten op de team opbouw. De beste mix is om 1 senior, 1 medior en 1 junior ontwikkelaar te hebben. Als de balans naar een meer junior team gaat, zal de senior ontwikkelaar niet in staat zijn om ad hoc ondersteuning te bieden en dit zal uiteindelijk de leercurve en motivatie van de junior ontwikkelaars negatief beïnvloeden.

Daarnaast zal de senior ontwikkelaar te veel tijd besteden aan coaching en de tijd missen om technische ontwerpen te maken en zelf de meest complexe software te ontwikkelen. Als je een goede mix van senioriteit in het team hebt, kun je het werk ook op basis van complexiteit verdelen. Daardoor kunt u de complexiteit van het werk dat de junior ontwikkelaar in het team kan oppakken geleidelijk verhogen. Op deze manier kan voorkomen worden dat het junior teamlid te vaak vastloopt.

3 – Creëer expliciete user stories met veel technische details

Bij het opstarten van een team in een agile ontwikkelomgeving is het noodzakelijk om voldoende tijd en aandacht te hebben voor technische refinement. Onzekerheid zal in de loop van de tijd afnemen omdat ontwikkelaars meer vertrouwd raken met de applicatie waaraan ze werken. In het begin zal er een grotere behoefte zijn aan expliciete user stories met voldoende technische details. De technical lead van het team zal meer tijd dan gewoonlijk moeten besteden aan: het vooraf toevoegen van technische details aan de user stories en het coachen tijdens de technische implementatie. Dit zal voor de meeste senior ontwikkelaars onnatuurlijk aanvoelen, maar zal onzekerheid wegnemen van junior ontwikkelaars en hun efficiëntie vergroten. Na verloop van tijd kunt u geleidelijk de hoeveelheid technische details en implementatiebegeleiding verminderen tot een punt waarop men zelfstandig werkt en user stories voornamelijk een functioneel beschrijving van de gewenste situatie zijn.

4 – Verwijder barrières voor communicatie

Bij het ontwikkelen van een team is het belangrijk om communicatie en samenwerking te optimaliseren. De beste manier om dit te doen is door vaak in dezelfde ruimte te zitten. Als dit niet mogelijk is, is het nog steeds het beste om elkaar te kunnen zien. Aangezien 55% van de communicatie lichaamstaal is, is het hebben van videoconferentie mogelijkheden erg belangrijk. Veel emoties zullen namelijk niet direct zichtbaar worden door woorden of intonatie.

Naast het gebruik van video bij individuele- en teamsessies, is het goed om een continue video stream tussen de locaties te hebben. Door elkaar te zien, weet je of de ander beschikbaar is en zal de drempel om contact te zoeken lager zijn. Daarnaast is het essentieel om onderling vertrouwen op te bouwen. Mensen moeten zich vrij voelen om hulp te zoeken wanneer dat nodig is.

5 – Voorkom lange worstelingen met complexe problemen

Het spreekt voor zich dat het niet goed is om mensen te lang te laten worstelen met complexe kwesties. Soms zit er te veel tijd tussen het moment dat mensen tegen een probleem aanlopen en het moment dat men tot de conclusie komt dat ze het zelf niet kunnen oplossen. Het is belangrijk dat uw teamleden zo snel mogelijk starten met communiceren zodra ze tegen problemen aanlopen. Voor de meeste ontwikkelaars zal dit moeilijk zijn, omdat ze de neiging hebben om zelf dingen uit te zoeken in plaats van om hulp te vragen. Help daarom de teamleden om inzicht te krijgen in hun eigen gedrag. Vooral wanneer door dit gedrag de productiviteit en leercurve afneemt. Regelmatige status updates met het team zullen teamleden ook dwingen eerder hulp te zoeken, omdat hun stagnerende voortgang voor iedereen zichtbaar is.

Conclusie

Om een gelukkig en productief nearshore IT-team te hebben, is het erg belangrijk om de juiste ondersteuning te bieden door expliciete instructies te geven en senior ontwikkelaars te betrekken. Daarnaast is het essentieel om voldoende tijd samen door te brengen in de opstartfase en te focussen op goede communicatie. Ondanks dat deze tips enorm zullen helpen een goede start te maken: accepteer dat het tijd kost om een goed werkend team op te bouwen.