Top 6 van tijdrovende en vervelende administratieve taken die geautomatiseerd zouden kunnen worden

In mijn vorige blog, “Werknemerstevredenheid verbeteren met Business Process Management-systemen”, heb ik uitgelegd dat veel werknemers niet tevreden zijn met hun baan, omdat zij te veel tijd moeten besteden aan vervelende administratieve taken.

Voor deze blog heb ik een overzicht gemaakt met de vervelendste administratieve taken en hoe deze beter geautomatiseerd kunnen worden.

Gegevens via meerdere systemen verzamelen

De data van veel grote bedrijven is over een groot aantal verschillende backend-applicaties verspreid. Medewerkers die klanten proberen te helpen of een bestelling verwerken, moeten de gegevens via al deze applicaties verzamelen. Dit betreft o.a. het inloggen in meerdere applicaties, het zoeken naar de benodigde informatie, het in een notitie opslaan van de gevonden gegevens, etc. Dit kan allemaal geautomatiseerd worden door een portaal te creëren, dat een gezamenlijk overzicht van deze systemen kan tonen.

E-mailketting

E-mail is een geweldige tool voor korte en informele berichten, maar is absoluut niet geschikt voor het in een team delen van informatie over complexe problemen. Bijna iedereen raakt de weg kwijt in een overvolle inbox en discussies leiden vaak tot een explosieve emailketting, die niemand kan begrijpen. Dus wanneer een team een complex probleem moet bespreken, zal het gebruik van een online platform dat die gesprekken ondersteunt, de communicatie enorm verbeteren.

Ik zou adviseren om te overwegen een wiki te gebruiken als het gesprek over kennis en beste praktijken gaat en als het gesprek over problemen met klanten of producten gaat, te overwegen om een case management tool te gebruiken.

Lange en saaie vergaderingen

Het kan verbazingwekkend moeilijk zijn om een productieve vergadering te organiseren. Veel vergaderingen zijn alleen zinvol als de deelnemers deze hebben kunnen voorbereiden en als de deelnemers zichzelf opleggen om de vervolgacties op te volgen. Voor de meeste vergaderingen is dit helaas niet het geval, wat leidt tot lange en saaie vergaderingen met nietszeggende gezichten.

Een case management platform kan dit soort vergaderprocessen enorm verbeteren. Met een dusdanige tool is elke vergadering een nieuwe casus; het platform zorgt voor het versturen van de reminders aan de deelnemers en het verzamelen van de vragen voordat de vergadering begint. Na de vergadering worden de vervolgacties aan de casus toegevoegd, zodat het platform de status van de vervolgacties kan controleren.

Urenbriefjes werknemers

Aan het einde van iedere maand, doen miljoenen werknemers mee aan het ritueel van uren registreren. Ze ontvangen een melding om hun uren in te vullen en worden gevraagd om een handtekening van hun klant. Vervolgens sturen ze het getekende urenbriefje naar hun baas. De volgende stap in dit ritueel is de administratie die al deze gegevens moet valideren en de werknemers om een nieuw getekend urenbriefje moet vragen als er een fout in zit.

Uiteraard gaat het vaak fout bij deze lastige processen. De administratie moet werknemers vragen hun urenbriefje te versturen, werknemers moeten klanten om een handtekening vragen en wanneer er een klein foutje is gemaakt, moet het volledige urenregistratieproces opnieuw worden gestart. Dit urenregistratieproces kan veel efficiënter worden ingevoerd door gebruik van een werkstroomproces dat wordt ondersteund met een digitaal handtekeningsysteem en verschillende urenregistratiesystemen.

Inhuren van personeel

Het inhuren van een nieuwe medewerker kant tot verbazingwekkend grote stapels papierwerk leiden. Persoonlijke en contactgegevens moeten bijvoorbeeld geregistreerd worden en voordelen, zoals een leaseauto of een abonnement op het openbaar vervoer, moeten geregeld worden. Voor nieuwe werknemers zijn er ook accounts, personeelspasjes, laptops en werkplekken nodig.

Ook dienen bedrijven aan een groot aantal wetten te voldoen die verband houden met belastingen en verzekeringen. Ze moeten de bestelling van de nieuwe leaseauto in de gaten houden en controleren of de overheid en de verzekeringsmaatschappijen al het papierwerk correct hebben geregistreerd voor de nieuwe werknemer. Veel stappen in dit inhuurproces kunnen geautomatiseerd worden met een werkstroomproces, waarmee de benodigde templates gemaakt kunnen worden en vooraf kunnen worden ingevuld. Ook kan het de papieren betreffende de nieuwe werknemer aan alle belanghebbende derden versturen en dat in de gaten te houden.

Bestellingen verwerken

Veel kleine bedrijven verwerken hun bestellingen nog steeds handmatig. De bestelling wordt schriftelijk via e-mail ontvangen en vervolgens moeten de werknemers een groot aantal taken uitvoeren om de bestelling te verwerken. De bestelling moet in een systeem worden geregistreerd en een of meerdere managers moeten de bestelling goedkeuren. Daarna moeten de bestelde artikelen geproduceerd en aan de klanten geleverd worden. Hierbij zijn ook veel derden betrokken die andere systemen gebruiken, waardoor het zeer moeilijk kan zijn om de bestelstatus in de gaten te houden en al het benodigde papierwerk bij te houden.

Een klein case management platform kan zulke kleine bedrijven helpen om de bestellingen efficiënter te verwerken. Elke bestelling is een nieuwe casus en de geautomatiseerde processen in de casus zorgen voor al het papierwerk en houden de bestelstatus in de gaten.

In mijn volgende blogs zal ik enkele beheerprogramma’s voor kleinere werkstroom-/bedrijfsprocessen beoordelen op hoe hiermee vervelende taken kunnen worden geautomatiseerd en de productiviteit van bedrijven kan worden verhoogd.