Van reactief naar proactief: hoe Pega AML6 compliance transformeert

Waarom de handhaving van AML6 organisaties vanaf 2027 dwingt hun aanpak van case management en decisioning te herzien en hoe Pega deze transitie mogelijk maakt. 

Veel anti-witwasprocessen (AML) zijn van oudsher reactief ingericht. Er verschijnt een alert, er wordt een dossier geopend, een analist verzamelt gegevens uit verschillende systemen en pas dagen of zelfs weken later wordt een besluit genomen, vaak nadat de betreffende transactie allang is afgerond. Jarenlang was deze werkwijze toereikend. Met de komst van het nieuwe Europese AML6-raamwerk verandert dat fundamenteel.

Vanaf juli 2027 worden de nieuwe Europese anti-witwasregels – bestaande uit de Anti-Money Laundering Regulation (AMLR), de AMLD6-richtlijn en de nieuwe Europese toezichthouder AMLA – volledig van kracht. Deze regelgeving introduceert niet alleen strengere sancties of aanvullende administratieve verplichtingen. Ze verandert de definitie van ‘in control zijn’. Organisaties moeten niet langer achteraf kunnen uitleggen waarom een beslissing is genomen, maar continu kunnen aantonen dat hun processen beheerst verlopen – over alle entiteiten, vestigingen en jurisdicties heen.

Dat betekent een fundamentele verschuiving van reactieve naar proactieve compliance. En precies daarvoor zijn de case management- en decisioningmogelijkheden van Pega ontworpen.

 

Grip op processen

Vraag een compliance officer waar de meeste tijd naartoe gaat en het antwoord is zelden: het analyseren van risico’s. De meeste tijd gaat verloren aan het verzamelen van informatie uit verschillende banksystemen, screeningtools en spreadsheets. Aan het meerdere keren invoeren van dezelfde klantgegevens. En aan het achteraf reconstrueren waarom een bepaalde beslissing destijds is genomen.

Volgens diverse onderzoeken besteden grote financiële instellingen tot wel 15% van hun totale personeelscapaciteit aan KYC- en AML-activiteiten, waarvan het grootste deel bestaat uit administratieve werkzaamheden in plaats van risicobeoordeling. Onder de huidige, grotendeels nationale toezichtstructuren was dat nog enigszins werkbaar.
AML6 maakt daar een einde aan.

Met één Europese toezichthouder, geharmoniseerde regelgeving voor alle lidstaten, strengere eisen rondom contante betalingen, verplichte traceerbaarheid van cryptotransacties en aanzienlijk hogere sancties ontstaat een nieuw uitgangspunt: Organisaties die alleen achteraf kunnen aantonen dat zij ‘in control’ waren, zullen steeds moeilijker kunnen bewijzen dat zij daadwerkelijk continu grip hebben op hun processen.

 

Wat vraagt AML6 daadwerkelijk van organisaties?

AML6 vraagt in essentie drie dingen van iedere meldingsplichtige organisatie.

1. Weet met wie je daadwerkelijk zaken doet

Organisaties moeten beschikken over robuuste processen voor UBO-identificatie (Ultimate Beneficial Owner) en KYB-controles (Know Your Business). Deze controles mogen geen eenmalige onboardingactiviteit zijn, maar moeten gedurende de volledige klantrelatie actueel blijven.

2. Toon iedere beslissing aantoonbaar aan

Iedere risicobeoordeling moet volledig herleidbaar zijn. Niet als een reconstructie achteraf, maar als een controleerbare audittrail waarin iedere stap automatisch is vastgelegd.

3. Monitor continu

Toezichthouders verwachten niet langer periodieke controles, maar voortdurende monitoring van klanten, transacties en risico’s. Geen van deze eisen kan worden ingevuld met betere spreadsheets of efficiëntere handmatige processen. Risicobeoordeling en case management moeten onderdeel worden van de dagelijkse operatie: geïntegreerd, gestandaardiseerd en realtime inzichtelijk.

 

Hoe Pega deze nieuwe manier van werken ondersteunt

Juist hier onderscheidt het Pega-platform zich. Twee onderdelen spelen daarbij een centrale rol: Case Management en Decisioning.

 

Eén centraal platform voor alle compliance cases

Met Pega Case Management beschikken complianceafdelingen over één centrale omgeving voor alle alerts, onderzoeken en dossiers rondom AML, KYC en sanctiescreening. In plaats van losse workflows, e-mails en gedeelde netwerkschijven wordt iedere stap, escalatie en beslissing automatisch vastgelegd gedurende het volledige proces. Daardoor ontstaat de audittrail automatisch als onderdeel van het dagelijkse werk. Wanneer AMLA of een nationale toezichthouder bewijs opvraagt, hoeft dit niet meer achteraf te worden samengesteld: het is al beschikbaar.

 

Risicobeoordeling op het juiste moment

Pega Decisioning verplaatst de risicobeoordeling naar voren in het proces. In plaats van achteraf een klant of transactie te beoordelen, wordt de besluitvorming realtime uitgevoerd tijdens onboarding of tijdens de transactie zelf. Hierbij combineert Pega interne risicofactoren met externe gegevensbronnen, zoals:

• sanctielijsten;
• adverse media;
• UBO-registers;
• andere relevante risicobronnen.

Hierdoor ontstaat direct een risicogebaseerde beslissing op het moment dat deze nodig is. In combinatie met Case Management ontstaat een fundamenteel andere manier van werken.
Organisaties reageren niet langer op incidenten nadat deze zich hebben voorgedaan, maar beoordelen risico’s continu terwijl processen plaatsvinden. Zo wordt compliance structureel proactief. Samen vormen Case Management en Decisioning een geïntegreerd controlemechanisme waarmee organisaties kunnen voldoen aan de kern van AML6: aantoonbare, continue en geharmoniseerde beheersing van risico’s, zonder dat compliance-afdelingen meer administratief werk hoeven te verrichten.

 

De rol van BPM Company

Als gespecialiseerde Pega-implementatiepartner in de Benelux heeft BPM Company uitgebreide ervaring met het ontwerpen en implementeren van Pega-oplossingen voor Case Management en Decisioning bij financiële instellingen, waaronder Rabobank, ING en NWB Bank. Wij begrijpen zowel de nieuwe eisen die AML6 stelt als de praktische uitdaging om deze te vertalen naar een toekomstbestendige Pega-architectuur die auditbestendig is én tegelijkertijd de dagelijkse bedrijfsvoering ondersteunt.

Wil je meer inzicht krijgen in de impact van AML6 op jouw organisatie? Of wil je de stap zetten van een reactieve compliance omgeving naar een proactief, decisioning-gedreven operating model? Dan helpen de specialisten van BPM Company je graag bij het bepalen van de juiste route. De deadline staat vast. Hoe je daar komt, bepaal je zelf.