Van versnipperde Wmo-data naar een integraal cliëntbeeld

Gemeenten hebben binnen de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo) te maken met versnipperde systemen, waardoor een integraal cliëntbeeld ontbreekt en consulenten veel tijd verliezen. Met de situational layer cake van Pegasystems worden bestaande systemen slim verbonden, zonder ze te vervangen. Dit zorgt voor één werkplek met een volledig en actueel cliëntbeeld, ondersteund door slimme workflows en AI. BPM Company helpt gemeenten deze aanpak succesvol te implementeren en zo de dienstverlening aan inwoners te verbeteren.

Het gevolg van versnipperde Wmo-data

Gemeenten staan onder toenemende druk om inwoners snel, effectief en persoonlijk te ondersteunen binnen het sociaal domein. Tegelijkertijd groeit de complexiteit. Zeker binnen de Wmo werken consulenten dagelijks met een versnipperd landschap van systemen: registratiesystemen voor maatschappelijke ondersteuning, jeugdzorgapplicaties, communicatie via e-mail of apps, documentmanagementsystemen en vaak ook eigen maatwerkoplossingen.

Het gevolg? Informatie zit verspreid over meerdere bronnen, waardoor een volledig en actueel cliëntbeeld ontbreekt. Dit leidt tot inefficiëntie, vertraging en – belangrijker nog – minder effectieve ondersteuning van inwoners.

Het probleem: geen integraal beeld

In de praktijk betekent dit dat consulenten:

• Gegevens handmatig moeten opzoeken in verschillende systemen
• Informatie dubbel registreren
• Belangrijke context missen bij beslissingen
• Tijd verliezen aan administratieve handelingen

Daarnaast spelen er uitdagingen op het gebied van privacy, compliance (AVG) en auditability. Dossiers zijn niet altijd volledig of consistent, terwijl juist binnen de Wmo zorgvuldigheid essentieel is. Gemeenten zoeken daarom naar manieren om grip te krijgen op deze complexiteit, zonder direct hun volledige IT-landschap te moeten vervangen.

De oplossing: Pega’s Situational Layer Cake

De kracht van de situational layer cake van Pegasystems zit in het feit dat het bestaande systemen niet vervangt, maar er slim overheen wordt geplaatst.
Het concept bestaat uit vier lagen:

1. System of Record: bestaande systemen blijven leidend

De huidige applicaties (zoals Wmo-registratiesystemen, BRP en zorgsystemen van aanbieders) blijven intact. Dit voorkomt kostbare en risicovolle migraties.

2. System of Integration: verbinden van alle bronnen

Via slimme integraties (API’s) worden gegevens uit verschillende systemen realtime ontsloten. Data blijft waar het is, maar wordt wél toegankelijk gemaakt.

3. System of Engagement: één werkplek voor de consulent

Hier ontstaat de echte meerwaarde. Consulenten werken vanuit één omgeving waarin alle relevante informatie samenkomt: het volledige cliëntbeeld, lopende trajecten en historie, taken en workflows en communicatie. Dit elimineert het schakelen tussen systemen en verhoogt de productiviteit aanzienlijk.

4. System of Intelligence: slimme ondersteuning

Met behulp van AI en beslisregels krijgen consulenten ondersteuning bij hun werk met signalering van risico’s, aanbevelingen voor passende interventies en prioritering van cases. Dit leidt tot betere en consistentere besluitvorming.

Wat betekent dit concreet voor gemeenten?

Door deze aanpak ontstaat een situatie waarin:

• Consulenten direct beschikken over een volledig en actueel cliëntbeeld
• Administratieve lasten drastisch afnemen
• Doorlooptijden korter worden
• Inwoners sneller en beter geholpen worden

Belangrijk is dat dit gerealiseerd wordt zonder “big bang” IT-vervanging. De bestaande systemen blijven bestaan, maar worden onderdeel van een geïntegreerd geheel.

De rol van BPM Company

Het implementeren van een dergelijke aanpak vraagt om meer dan alleen technologie. Het vereist een partner die zowel de business-uitdagingen binnen gemeenten begrijpt als de technologische mogelijkheden optimaal kan benutten. Hier speelt BPM Company een cruciale rol. Als toonaangevende Pega-partner in Nederland heeft BPM Company uitgebreide ervaring met het digitaliseren en automatiseren van complexe processen binnen gereguleerde omgevingen. De organisatie combineert diepgaande kennis van het Pega-platform met een sterke focus op business outcomes.

Concreet kan BPM Company gemeenten ondersteunen met:

• Het in kaart brengen van huidige processen en knelpunten binnen het sociaal domein.
• Het ontwerpen van een toekomstbestendig operating model gebaseerd op Pega.
• Het realiseren van een integraal cliëntbeeld via de situational layer cake.
• Het implementeren van workflows en beslislogica die aansluiten op gemeentelijke processen.
• Het waarborgen van compliance en governance.

Daarnaast helpt BPM Company organisaties om stap voor stap te moderniseren, zonder grote risico’s of verstoringen.

Van versnippering naar regie

De uitdagingen binnen de Wmo zijn groot, maar niet onoplosbaar. Door bestaande systemen slim te verbinden en consulenten centraal te stellen, kunnen gemeenten een belangrijke stap zetten richting betere dienstverlening. De situational layer cake biedt hiervoor een bewezen en pragmatische aanpak: geen vervanging, maar orchestratie. Geen complexiteit, maar overzicht. En uiteindelijk draait het om waar het echt om gaat: inwoners sneller, beter en persoonlijker helpen.

Wil jij meer informatie over de situational layer cake van Pega en hoe wij gemeenten ondersteunen met hun uitdagingen rondom Wmo? Neem dan gerust contact op met Jacques Vaessen, Senior Sales Manager,  en we praten graag verder.