Zes Do’s en Don’ts voor Directly Capturing Objectives

Pega biedt een interessante reeks methodes en tooling voor directly capturing requirements en specificaties in het systeem, ook wel bekend als Directly Capture Objectives of DCO. De kern van DCO is het houden van DCO-sessies, waarbij personen uit het bedrijfsleven en de IT de processtromen samen uitwerken en een UI ontwerpen. Uit de praktijk weet ik dat het niet altijd eenvoudig is om het op korte termijn operationeel te krijgen. De verwachte resultaten kunnen soms onrealistisch zijn en het vergt enige tijd voordat mensen gewend zijn aan de DCO-manier van werken. Maar geef de hoop niet op, want als het eenmaal werkt geeft het een geweldige vibe aan je BPM-project. Deze blog geeft uitleg over drie do’s en drie don’ts voor het werken met DCO.

Do’s voor DCO	Don’ts voor DCO
+ Betrek de juiste mensen er op tijd bij en tref voorbereidingen	– Verwacht niet dat DCO direct werkt
+ Maak vast kennis met de case designer tab	– Begin niet te vroeg met een DCO-sessie
+ Leg nadruk op de benodigde bouw	– Begin niet onmiddellijk met real-time capturing-sessies

De drie do’s voor DCO

Betrek de juiste mensen er op tijd bij en tref je voorbereidingen

De mensen die erbij worden betrokken moeten een goede vertegenwoordiging uit het bedrijfsleven & de IT zijn en het mandaat hebben om beslissingen over het proces te nemen. Het is zeer aan te raden om de proceseigenaar die het mandaat voor één bedrijfsproces heeft erbij te halen. Voorbereiding is zeer belangrijk, om mensen effectief te kunnen laten deelnemen. Wanneer mensen niet zijn voorbereid, moet je bereid zijn om de sessie uit te stellen: een onvoorbereide DCO-sessie draagt niet bij aan de bereidheid van de personen die wel voorbereid waren. Om DCO-sessies doeltreffend te laten verlopen, is het ook belangrijk om een facilitator te hebben die de onderwerpen in de gaten houdt en irrelevante discussies stopt. Gesprekken over de user interface zijn bijvoorbeeld belangrijk, maar moeten gestopt worden als ze te veel tijd in beslag nemen.

Maak vast kennis met de case designer tab

Wanneer het ontwerpproces en de UI direct in Pega worden uitgebouwd tijdens de DCO-sessie, zal de systeemarchitect voornamelijk in de case designer tab aan de fasen, stromen en ontwerp-UI werken. Het werkt dan het beste als deze systeemarchitect ervaring heeft en weet hoe het systeem werkt. De systeemarchitect moet weten welk type regels wordt gecreëerd tijdens de gehaaste bewerking. Ook is het belangrijk om een tempo aan te houden dat mensen kunnen bijhouden: leg uit wat je doet en wissel niet vaak van scherm (‘ninja alt-tabbing’). Het is een risico dat mensen je niet kunnen volgen.

Leg nadruk op het benodigde bouwen nadat er een ontwerp van de UI is

Het concept-proces en de UI is het tastbaarste resultaat van de DCO-sessie, vooral voor meer bedrijfsgerichte deelnemers. Het kan eindgebruikers de indruk geven dat het proces gereed is voor gebruik en hoge verwachtingen scheppen. In de praktijk moet een groot deel van de ontwikkeltijd aan de details worden besteed. Het onderliggende datamodel moet bijvoorbeeld gemodelleerd worden en de interfaces met andere systemen moeten nog worden afgestemd en gemaakt. Al deze ontwikkelingsactiviteiten zijn niet zo tastbaar, men heeft de neiging deze te onderschatten. Blijf nadruk leggen op wat er in de ‘motor van de auto’ gebeurt.

De drie don’ts voor DCO

Verwacht niet dat DCO direct werkt

Hoewel DCO een aanzienlijk potentieel heeft, duurt het even voordat mensen die nog nooit met DCO gewerkt hebben aan de nieuwe manier van werken gewend zijn. Denk bijvoorbeeld aan een persoon die voornamelijk met de waterfall-benadering heeft gewerkt en voor de eerste keer deelneemt aan een DCO-sessie. Diegene moet bekend raken met de begrippen en de manier van werken. Mensen vinden veranderingen niet erg zolang zij deze kunnen beheersen. Voor DCO betekent dit dat het even duurt voordat het in werking gaat. Als dit wordt erkend, ben je op het juiste pad.

Begin niet te vroeg met een DCO-sessie

Als er geen consensus is over hoe het bedrijfsproces eruit moet zien, is het misschien te vroeg om een DCO-sessie te beginnen. DCO-sessies zijn effectiever wanneer er een gezamenlijk begrip is van het bedrijfsproces dat gebouwd moet worden. Het moet duidelijk zijn waar het proces begint, wat de belangrijkste stappen zijn en waar het eindigt. De case designer tab kan nog steeds in dit gesprek worden meegenomen, maar niet in het format van de DCO-sessie. Daarnaast wordt vaak vergeten om het huidige proces in detail te doorlopen, zelfs als het grotendeels een handmatig proces is. Ik adviseer altijd om deze ‘operationele werking’ te doorlopen.

Begin niet onmiddellijk met real-time capturing-sessies

Een systeemarchitect moet enige ervaring hebben en heeft vaardigheden nodig om het proces uit te werken en de concept-UI direct in Pega te ontwerpen tijdens de sessies. Mogelijk werkt het niet, waardoor er moeilijkheden ontstaan. Het kan daarom beter zijn om te beginnen met het uittekenen op een whiteboard en het daarna, na de DCO-sessie, uit te werken in Pega. Of je kunt een hybride aanpak proberen, waar meer complexe tasks worden uitgetekend en eenvoudigere tasks direct worden geconfigureerd. Indien direct capture verplicht is, zorg er dan voor dat er één persoon is met ervaring in Pega die zich richt op het gesprek en een andere die zich richt op de configuratie in Pega. Praten en ontwikkelen op hetzelfde moment is moeilijker, vooral bij het doen van complexere configuratietaken.

Dus hoe kan ik dit succesvol doen?

Ik heb uitleg gegeven over algemene do’s en don’ts die ik in BPM-projecten ben tegengekomen. Maar DCO bestaat uit een uitgebreide reeks methodes en tooling en de situatie van elke klant is anders. Indien je meer inzicht in DCO wilt, raad ik je aan om de volgende essentiële DCO-training bij de Pega Academy te doen. En twijfel niet als je contact met ons wilt opnemen over het implementeren van DCO.