De zoektocht naar kleine en betaalbare tools voor workflowautomatisering en bedrijfsprocesbeheer

In mijn laatste twee blogs heb ik uitgelegd welke belangrijke rol het automatiseren van vervelende kantoortaken kan spelen bij het verhogen van de werknemertevredenheid.

Inmiddels maken vele grote ondernemingen gebruik van workflowbeheertools of softwarepakketten voor bedrijfsprocesbeheer, zoals PegaSystems, OpenText, Appian, Oracle BPM Suite enz. De meerderheid van deze tools is uitermate krachtig, maar voor veel kleinere bedrijven een tikkeltje overweldigend. Deze grote platforms bieden een veelheid aan functies, zoals schaalbaarheid, hoge volumes, geavanceerde integratie, aangepaste portals en gebruikersinterfaces, casusbeheer, ontwikkelomgevingen, meerdere ontwerpteams enz.

Een kleine onderneming die de eerste stappen zet om haar workflowprocessen te automatiseren, heeft genoeg aan slechts een paar van alle functies die door de grote platforms worden geboden. Zulke bedrijven kunnen beter beginnen met een kleiner platform. Naarmate zo’n onderneming groeit en beter vertrouwd raakt met geautomatiseerde processen, kan het punt worden bereikt waarop een krachtiger platform eventueel een aangewezen keuze is.

In mijn volgende blogs wil ik een aantal kleine workflowtools de revue laten passeren en aantonen dat workflowautomatisering ook voor kleine bedrijven mogelijk en uitermate nuttig is. Momenteel is er een aantal kleine workflowautomatiseringstools beschikbaar als SaaS-service. SaaS-services zijn voor kleine ondernemingen juist zo interessant vanwege het feit dat ze cloudgebaseerd zijn. Ze kunnen er dus meteen mee aan de slag zonder te hoeven investeren in apparatuur en nieuwe systeembeheerders. Daarom bespreek ik als eerste een van de bekendste als SaaS aangeboden workflowautomatiseringstool: Kissflow (www.kissflow.com).

Kissflow

Kissflow is een eenvoudige tool voor workflowbeheer, die het platform als SaaS-service beschikbaar stelt via de Google App-engine. Dit platform omvat 48 workflow-apps die allemaal eenvoudig kunnen worden aangepast of als sjabloon kunnen worden gebruikt voor nieuwe workflow-apps. Hieronder ziet u een compleet overzicht:

Als een gebruiker een workflow-app wil aanpassen of aanmaken, moet hij of zij eerst formulieren, workflows en toestemmingen definiëren voordat de app kan worden gepubliceerd. Hieronder ziet u hoe dit eruitziet voor de workflow bij de indiensttreding van nieuwe werknemers:

De formulierontwikkelaar ondersteunt alle standaardinvoervelden met een aantal leuke extraatjes, zoals rich text, bijlage en handtekeningen. Het is mogelijk om per veld basisvalidaties te specificeren en deze velden in secties en tabellen te groeperen.

De volgende stap in de assistent van de Workflow bewerken-app is het definiëren van de workflow:

Door te klikken op CHANGE (wijzigen) op de taakvormen (‘assignment shapes’) kan de gebruiker specificeren wie de taak moet uitvoeren en wat de uiterste termijn voor deze workflowtaak is:

In de volgende stap van de assistent kan de gebruiker per workflowtaak aangeven welke formuliervelden kunnen worden bewerkt, welke alleen kunnen worden gelezen en welke onzichtbaar zijn:

In de laatste stap van de assistent kan de gebruiker de app publiceren en aangeven wie nog meer deze workflow-app mag bewerken en via welke formuliervelden workflowstappen worden gelabeld:

Overzicht van workflowtaken

De beginpagina van Kissflow toont – in het bovenste menu – een overzicht van workflows die door de gebruiker kunnen worden gestart en – in het linkermenu en het hoofddeelvenster – diverse weergaven van door de gebruiker uit te voeren taken.

Als er op een van deze taken wordt geklikt, krijgt de gebruiker een formulier te zien:

Hier kan de gebruiker een of meer documenten bijvoegen. Dankzij de integratie met Google-apps kan er hier een document vanuit Google Drive worden bijgevoegd:

Dus is het, als werknemers hun documenten opslaan op Google Drive, in dat geval mogelijk om Kissflow te gebruiken voor alle workflows die betrekking hebben op documenten.

Conclusie

Het eenvoudige karakter van het platform spreekt me aan: binnen één uur lukte het me om formulieren en workflows aan te passen. Wat mij verder aanspreekt, zijn de 48 bijbehorende workflow-apps, die met de nodige aanpassingen vast voor veel bedrijven hun nut zullen bewijzen.

Dankzij deze nauwe integratie met Google-apps is dit platform bijzonder geschikt voor bedrijven die via Google Apps hun accounts en documenten beheren.

Ook kan Kissflow worden gebruikt door bedrijven die geen gebruik maken van Google-apps. In dat geval moet je alleen wel documenten delen via je eigen lokale bestandssysteem van een centraal documentensysteem. Als dat geen doenbare optie is, valt een Google App-tool zoals Zapier te overwegen. Deze kan prima met Kissflow worden geïntegreerd en ook met een softwarepakket zoals Office 365.

Al met al dus een zeer interessant platform voor kleine bedrijven bij hun eerste schreden op weg naar het automatiseren van vervelende kantoorklussen en standaardprocessen. Het ziet er gelikt uit en dankzij de integratie met Google-apps biedt het leuke extraatjes zoals integratie met Google Drive, waardoor andere gebruikers van hetzelfde Google-appdomein toegang hebben, en integratie met andere platforms die Zapier gebruiken, zoals Office 365.