Onthulling van de kracht van Pega Process Mining

Als je dit jaar het PegaWorld iNspire-evenement hebt meegemaakt, heb je vast gehoord over de nieuwe Pega-applicatie; Pega Process-mining. In mei 2022 heeft Pega het process mining-softwarebedrijf Everflow overgenomen en hebben nu hun eerste, gezamenlijke product uitgebracht. Richard van Tol heeft onderzocht hoe process mining helpt de processen van organisaties te optimaliseren. In deze longread helpt hij je rondom Pega Process Mining op weg.

Procesverbetering en automatisering zijn essentieel voor digitale transformatie, maar het kan moeilijk zijn om te bepalen welke processen moeten worden geautomatiseerd en waar automatisering nuttig is. Traditionele handmatige methoden zoals interviews en observaties zijn kostbaar en subjectief. Process Mining biedt een datagedreven oplossing om processen efficiënt en continu te optimaliseren. Process Mining biedt precies dat. Laten we eens kijken hoe Pega waarde toevoegt door middel van Process Mining.

Optimaliseer en transformeer met Pega Process Mining

Hoe het proces werkt
Door gegevens in te voeren in Pega Process Mining, creëert het een procesmodel dat al zijn variaties omvat. Het aantal variaties zouden als een verrassing komen, ook degene die niet mogelijk of strikt verboden zouden moeten zijn, wat tot risico’s leidt. Pega kan out-of-the-box data uit Pega Platform-applicaties minen, maar u kunt ook datasets uit andere systemen gebruiken. Door gebruik te maken van gegevens uit de hele organisatie krijgt u een uitgebreid beeld van alle processen. Houd er rekening mee dat gegevens die afkomstig zijn van niet-BPM-/casemanagementsystemen mogelijk gegevensopschoning en -transformatie vereisen, wat van toepassing is op Process Mining in het algemeen.

Procesverbetering
Pega Process Mining biedt kant-en-klare analyses voor herbewerkingen, knelpunten en langzame overgangen. Het stelt klanten in staat om non-conformiteiten te identificeren en prioriteit te geven aan optimalisaties op basis van bedrijfsresultaten. De tool wordt waardevoller met toegevoegde contextuele gegevens, zoals klantcategorie, product, locatie en bronnen, waardoor geavanceerde analyses mogelijk worden. AI-gestuurde ondersteuning identificeert hoofdoorzaken en maakt validatie van toekomstige resultaten mogelijk door middel van wat-als-scenario’s.

Inzichten uit analyses kunnen directe applicatieveranderingen stimuleren, worden omgezet in verhalen en worden teruggekoppeld naar de wijzigingsachterstand van het Pega Platform, of worden omgezet in trainings- en coachingactiviteiten om gedragsverandering te stimuleren. Dit illustreert hoe Pega Process Mining waarde toevoegt aan een Pega-applicatie door de resultaten van Process Mining nauw te verbinden met de implementatie van verbeteringen.

Process Monitoring
Procesvariaties vergelijken kunnen gemaakt worden met behulp van alle casusgegevens, waardoor er veel mogelijkheden ontstaan. U kunt bijvoorbeeld eenvoudig observeren hoe een proces in verschillende steden of regio’s verloopt en bepalen of uw aankoopproces verschilt voor specifieke leveranciers of gedurende bepaalde tijdsbestekken. Dit tilt data-analyse en visualisatie naar een nieuw niveau zonder dat er diepgaande technische kennis nodig is.

Een voorbeeld van benchmarking betreft het vergelijken van de prestaties van een proces voor en na het aanbrengen van wijzigingen (zie Figuur 1). De gemiddelde casusduur daalde van 7 uur en 37 minuten naar 1 uur en 9 minuten. Op deze manier kunt u met feiten de voordelen van initiatieven voor procesverbetering valideren.

Het mitigeren van risico’s is een ander belangrijk aspect van monitoring. Process Mining kan helpen bij het identificeren van procesvariaties die niet zijn toegestaan, zoals een controle met vier ogen uitgevoerd met slechts twee ogen of ontbrekende goedkeuringen voor gevallen boven een bepaalde drempel. Met slechts een paar klikken in Process Mining kunnen cases zonder goedkeuring plaats vinden en bepalen om welke personen het gaat. Het is niet verwonderlijk dat Process Mining voor auditing een van de eerste use cases was.

Voeg mining taak toe
Om een volledig inzicht te krijgen in hun activiteiten, hebben klanten een combinatie nodig van process mining en task mining, die zowel geautomatiseerde als handmatige activiteiten dekken. Task mining richt zich op het vastleggen van gebruikersinteracties op desktopniveau, het vastleggen van toetsaanslagen, muisklikken, applicatiegebruik en gegevensinvoer in velden om het taakproces te documenteren. Pega Workforce Intelligence biedt task mining-functionaliteiten die Pega Process Mining perfect aanvullen, waardoor klanten kunnen analyseren hoe medewerkers specifieke handmatige taken effectief uitvoeren.

GenAI
Tijdens PegaWorld 2023 demonstreerde Pega de integratie van GenAI met Process Mining. Met de Autopilot kunt u Pega in natuurlijke taal vragen stellen over prestaties, knelpunten en diverse andere procesinformatie en krijgt u binnen enkele seconden het antwoord. Het wordt beschikbaar in Pega Infinity 2023, gepland voor Q3 2023.
Bekijk dePegaWorld 2023 Process Mining presentatie en demo

Wie zou Process Mining kunnen overwegen?
Overweegt u om Process Mining in te zetten voor uw organisatie? Misschien heeft u al veel rapporten beschikbaar die nauwelijks worden gebruikt?
Process mining is het meest geschikt voor het analyseren en verbeteren van processen waarbij een aanzienlijke hoeveelheid gestructureerde en digitale data betrokken is. Het is met name effectief voor processen die gebeurtenislogboeken of transactiegegevens genereren, wat Pega standaard doet. Enkele voorbeelden van processen die goed geschikt zijn voor process mining zijn:

1. Informatiesystemen:
   Processen die worden uitgevoerd binnen de informatiesystemen van een organisatie, zoals orderverwerking, claimafhandeling of factuurverwerking.
2. Supply Chain Management:
   Processen die verband houden met de verplaatsing van goederen en materialen, zoals orderafhandeling, voorraadbeheer of logistiek.
3. Klantrelatiebeheer:
   Processen waarbij interactie met klanten betrokken is, zoals klantenondersteuning, klachtenafhandeling of verkoopprocessen.
4. Financiële processen:
   Processen met betrekking tot financiële transacties, zoals crediteuren/debiteuren, onkostenbeheer of auditing.
5. Gezondheidszorgprocessen:
   Processen binnen zorgorganisaties, zoals opname van patiënten, behandeltrajecten of facturering.
6. Productieprocessen:
   Processen die betrokken zijn bij het vervaardigen van goederen, zoals productieplanning, kwaliteitscontrole of onderhoud.

Ik kwam ooit een financiële organisatie tegen die beweerde alleen Straight Through Processes (STP) te hebben, wat impliceerde dat process mining alleen het ontworpen procesmodel zou onthullen. Maar zelfs in hun geautomatiseerde processen werden talloze ongewenste procesvariaties ontdekt door middel van process mining.

Process Mining kan veel dieper inzicht geven in uw procesuitvoering dan rapporten. Rapporten bieden doorgaans vooraf gedefinieerde weergaven of samenvattingen van het proces en bevatten mogelijk niet de echte procesvariaties. Rapporten bieden vaak geaggregeerde prestatiestatistieken, die mogelijk niet de hoofdoorzaken of specifieke verbeterpunten weergeven. Terwijl Process mining de mogelijkheid heeft om gedetailleerde gegevens te analyseren, objectieve analyses te bieden, procesmodellen te ontdekken, prestaties nauwkeurig te meten en oorzaakanalyse mogelijk te maken.

Goed om te weten: Pega Process Mining is een cloudaanbod, exclusief voor AWS, en kan worden ingezet in elke regio die wordt ondersteund door de AWS-cloud.